Afin de garantir la qualité des informations sur les produits, la plupart des entreprises utilisent des logiciels de PIM ou Product Information Management. La volonté d'une entreprise de s'équiper d'une solution PIM, comme pour tout logiciel, représente un investissement financier pour assurer sa mise en œuvre. Il est nécessaire qu'elle consacre du temps au choix du futur partenaire de la solution PIM et qu'elle procède à un appel d'offres pim. Cette procédure lui permet de mettre en concurrence plusieurs prestataires afin de choisir l'offre la plus adaptée à ses besoins. Découvrez dans ce guide comment réussir un appel d'offres pour une solution PIM.
Analyse globale de marché !
Pour réaliser un appel d'offres, il faut suivre une méthode structurée et cohérente qui se décompose en différentes étapes à savoir : l'analyse globale du marché, la constitution du dossier de consultation, le dépôt du dossier auprès de la première liste de prestataires, la réception des dossiers complets, la rencontre avec les prestataires, l'élaboration de la short list, le choix du prestataire et la contractualisation. Dès le début du projet, l'entreprise doit désigner le responsable de l'appel d'offres et mettre en place une équipe projet pluridisciplinaire avec différents services tels que le marketing, le commercial, les achats, etc. Dans toutes les étapes du projet, son implication permet de garantir le succès et une bonne acceptation du changement par tous les collaborateurs de l'entreprise. Une fois les rôles définis, elle doit rassembler des informations générales sur le marché du PIM et identifier ses principaux acteurs et son positionnement. Pour les connaître, elle peut, entre autres, consulter plusieurs ressources sur le site web telles que des articles de blog, des livres blancs, des cas clients, etc. Cette analyse constitue généralement la première étape du processus d'appel d'offres. Elle permet à l'entreprise de se faire une idée plus précise du marché mais aussi de se familiariser avec les différents logiciels proposés. A ce stade de la procédure, la compagnie peut contacter certains partenaires potentiels. Ces premiers échanges permettent à l'entreprise de clarifier ses besoins avec eux et d'avoir un ordre de grandeur des coûts et des contraintes techniques du projet PIM. Pour plus d’informations, cliquez sur goaland.fr
Constitution du dossier de consultation et soumission du dossier à la première liste de prestataires !
Afin de réaliser l’appel d'offres PIM, il est nécessaire de constituer le dossier de consultation. Celui-ci doit être structuré et clair : une brève présentation de l'entreprise, un résumé de ses motivations, les spécifications techniques et fonctionnelles, le tableau des exigences à remplir par un prestataire, les principales échéances prévisionnelles, telles que la date de remise de l'offre, la date de la décision, la date de démarrage du projet, etc. Un dossier complet est donc très important et permet aux prestataires de services de bien comprendre les besoins et les attentes de la société vis-à-vis du logiciel, notamment en termes de couverture fonctionnelle. Une fois le dossier de consultation rédigé, il faut ensuite l'envoyer à la liste des prestataires potentiels, entre cinq et dix maximum. Cette procédure permet à la compagnie de mettre en concurrence plusieurs prestataires afin de choisir l'offre la plus adaptée à ses besoins.
Réception des dossiers complets et rencontre avec les prestataires de services !
Lorsque l'entreprise reçoit les dossiers complétés, elle doit les étudier attentivement et également comparer chaque offre reçue. Pour effectuer cette comparaison, il est important d'impliquer toutes les équipes du projet dans un processus de notation. Chaque membre de l'équipe peut, par exemple, donner une note pour chaque critère défini afin d'en extraire une moyenne. Cette évaluation permet également à la compagnie d'attribuer des notes aux prestataires, de les classer et de sélectionner les meilleurs. Les prestataires sélectionnés sont ensuite invités à faire une présentation générale de la solution. Au cours de cette démonstration, l'entreprise peut s'informer sur les fonctionnalités de la solution PIM proposée et poser des questions. Elle peut également profiter de cette première présentation pour s'assurer que les prestataires ont bien compris les enjeux et apprécient également la qualité des échanges avec eux.
Établissement de la liste restreinte !
Il est conseillé d'établir une liste restreinte des deux ou trois prestataires les plus intéressants afin de pouvoir discuter de manière approfondie avec eux. A ce stade, la démonstration personnalisée, qui se base sur un jeu de données test fourni par l'entreprise avec la série d'actions qu'elle souhaite voir, est essentielle, comme l'utilisation de profils avec un ensemble de droits, l'export Excel personnalisé, la modification des tarifs par lot, etc. Cette démonstration est similaire au POC ou Proof Of Concept. La comparaison est plus facile et plus objective tout en imposant le même ensemble de contraintes à toutes les solutions PIM. Il est, dans le cadre de la sélection pim, essentiel de demander aux fournisseurs de faire un effort pour présenter le POC. La mise en œuvre d'un PIM a un effet important sur l'entreprise, ses équipes et sa production : de nouvelles méthodes de travail, un nouvel outil logiciel, de nouveaux processus, etc.